盘点职场Email最实用的句型

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刚刚工作的小伙伴们一定会发现,每天有很多时间都花在发邮件上,和同事、上司交流。而事实上,随着你不断晋升要发的邮件只会有增无减。所以,学会如何写好一封Email是职场必备技能。所以我们就把写职场Email的方法总结出来,帮你把Email写得简明有力,大大提高发Email的效率。

先说说写Email的几个原则吧:

1. 清晰:职场邮件最主要的目的就是把事说清楚,所以清晰是第一位。我们不需要写一首华丽的诗,把要做什么说明白就够了。

2. 简短:大家都公务缠身,所以千万不要写长篇大论。

3. 好标题:标题要简明清楚,让对方看了对立面的内容有正确的预期

4. 合适的用词风格:根据关系的不同,可以使用不同的语言风格,比如写给Peers和Managing Director可以用不同的措辞。

5. 礼貌:说话要客气,show your respect :)

 

商务邮件的格式包括这几部分:

称呼,开头,正文,结尾,结束语

称呼

称呼的选择会随着收件人而变化。在正式的Email里,一般不会写“Hey”,而要用“Dear”。如果比较随意一点,用“Hello”或“Hi”就可以。

如果是给很多人发邮件,比较正式可以用“Dear all”,随意一点可以用“Hi everyone”。

举一些例子:

“Dear Sir or Madam” (如果你不知道名字的话)
“Dear Mr. Kiwi”
“Hi Jeff” (稍微随意一点)

 

开头

开头一般会打招呼或寒暄一下,比如 "Hope your day is going well.","Happy Friday!" 等等。然后说明自己写Email的目的:
“I'm (just) writing to…”
“Just a (quick) note to…”
“Just a short email to…”

可以用这些句子开头,后面加上表达目的的动词或者词组,常见的目的有:

1. 表达清楚某些事(Clarify something)

2. 确认某些事(Confirm something)

3. 跟进某些事(Follow up on something)

4. 让某人知道某些事(Let someone know about something)

5. 回答一个问题(Answer a question)

6. 询问一个问题(Ask a question)

7. 表达感谢(Thank someone for something)

8. 给某人更新某些事的进展(Update someone)

举个例子,你可以那么写“I am just writing to follow up on…”这样就非常简单明了,直入主题。

 

正文

正文部分因邮件而异,一般会先说背景或者需要解释的内容,简明扼要。然后单起一段,明确提出需要对方做什么。

如果邮件里有附件,也要在正文中告诉对方,做到尽量具体。比如:

“I'm sending you this week's schedule as an attachment.”

下面是提到附件的常见表达:

“I've attached…”
“Please find attached…”
“I'm attaching…”

 

结尾

结尾可以说明你期待的反馈。

如果你希望得到回复:

“I look forward to hearing from you.” (Formal)
“I look forward to your reply.” (Formal)
“Looking forward to hearing from you.” (Less Formal)
“Hope to hear from you soon.” (Less Formal)

如果你希望对方有问题联系你:

“Please do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (Formal)
“Please let me know if you need anything else.” (Less Formal)

如果你不需要对方做什么:

“Thank you for your help/assistance.”
“Have a nice day/weekend.”

 

落款

和称呼一样,结束语取决于你和收件人的关系。常见的表达有:

“Sincerely” (Formal)
“Kind/Best/Warm regards” (Less formal)

如果是比较亲近的朋友或者同事,可以用:

“All the best”
“Best”
“See you (soon)”
“Take care”
“Bye (for now)”

 

这就是我们带来的职场Email指南,希望对你有帮助!